Quelle est votre meilleure façon de faire des rendez-vous pro ?

Avec le confinement et la pandémie nous avons appris à nous rencontrer autrement.
Le présentiel n’est plus « l’évidence ».
Les autres possibilités ont leur avantage et nous pouvons nous les approprier pour en faire une vraie plus-value.

Nous savons que 55% de notre communication passe par le non verbal le langage du corps, 38% par la voix et seulement 7% par le verbal (ce que l’on dit).
Nous sommes tous différents sur nos préférences de contact avec l’autre.
Les personnes visuelles représentent 40 à 45% de la population, les kinesthésiques 25% à 35%, et les auditifs 20% à 30%.

Faisons alors ensemble un tour des avantages de chaque possibilité pour « choisir en toute conscience » le moyen de rendez-vous qui nous convient.

Presentiel

Le présentiel

Un contact « réel » nous permet une synchronisation plus instinctive, immédiate car c’est ainsi que nous avons toujours fait.
Nous sommes en territoire connu… Cela est un atout, mais peut aussi être un inconvénient lorsque l’on est particulièrement réceptif à l’énergie ou aux émotions de notre interlocuteur.
En présentiel, l’énergie est communicative dans tous les sens, bonne ou mauvaise !

Le présentiel nécessite aussi évidemment d’avoir un lieu adapté au rendez-vous, ce qui en cette période de pandémie peut s’avérer complexe.

Quelques pistes pour choisir de faire un rendez-vous en présentiel :

  • Quand il s’agit d’un premier contact car dans mon activité c’est important de connaître « l’énergie » de mon interlocuteur.
  • Quand je décide d’investir un temps de qualité particulier avec mon interlocuteur (je fais le déplacement spécialement pour lui, je choisis un lieu approprié, je souhaite lui donner confiance…)
  • Quand je sais que ma prestation va gagner en qualité avec un rendez-vous en « réel ».
  • Quand j’ai besoin de montrer des objets, de faire une démonstration…

Les points sur lesquels il faut être vigilant :

  • Garder suffisamment d’énergie
  • Garder en tête les temps de trajets
  • Penser aux mesures sanitaires

La visio conférence

Avec la pandémie, la visio conférence s’est faite plus présente et elle est parfois même la seule alternative possible.
Sans s’arrêter à cette notion « d’obligation » voyons quels sont ses atouts.

  • Moins de déplacement et une meilleure gestion de son temps (pas de bouchon !)
  • Les rendez-vous, souvent moins « cocooning », peuvent être plus efficaces et plus rapides.
  • Nous voyons notre interlocuteur. Nous gardons les messages envoyés par le visage ou les postures, mais nous sommes moins réceptifs aux émotions.
  • Nous avons moins besoin d’être en « représentation » et nous pouvons rester dans un environnement familier
  • Nous pouvons partager des documents ou discuter sur un même visuel facilement

La visio conférence peut donc être une bonne alternative de rendez-vous si :

  • Je veux travailler un point précis et être efficace
  • Je ne peux pas perdre du temps en déplacement mais que j’ai besoin de voir une personne.
  • Je veux faire entrer mon interlocuteur dans mon univers (je prends soin de mon arrière-plan)
  • Je travaille avec une personne physiquement éloignée, à l’étranger par exemple.
  • Je ne veux pas porter de masque !

Les points sur lesquels il faut être vigilant :

  • Veillez à ce que notre interlocuteur soit d’accord (certaines personnes ne veulent pas de caméra)
  • Ne pas déranger les personnes autour de nous
  • Avoir un endroit calme
Telephone

Le téléphone

Les rendez-vous téléphone restent également une alternative intéressante.
En ayant moins de « messages » (geste, environnement, expression du visage) cet outil nous incite à apprendre à « écouter ».

Cela peut être une vraie opportunité pour celles et ceux qui sont sensibles au son, à la tonalité, au débit, au volume, à la hauteur, au rythme, au timbre et qui savent décrypter les humeurs.
N’a-t-on pas coutume de dire que tout s’entend au téléphone ?
En colère : on parle plus vite, plus fort, avec des variations de tonalité, en exagérant les paramètres de votre voix.
Triste : notre voix est plus grave, plus faible en intensité, avec un débit plus lent, avec des pauses.
Séducteur : notre voix sera plus douce, plus modulable, plus chaude et plus chaleureuse.
Convainquant :  il faut trouver sa voix de conviction, bien articuler pour que le message soit entendu, et faire preuve de clarté.  

Au téléphone, pas besoin d’être « en représentation », pas de tenue particulière ou de lieu choisi.
C’est la voix qui fait tout.

Je choisis de faire un rendez-vous au téléphone :

  • Quand je suis dans un endroit suffisamment calme
  • Quand je connais bien mon interlocuteur et que je sais interpréter ses mots
  • Quand je veux me concentrer pleinement sur « l’écoute »
  • Quand mon interlocuteur est mal à l’aise avec son image. Il peut ainsi être plus naturel.

Les points sur lesquels il faut être vigilant :

  • Au téléphone, nous sommes facilement tentés de faire autre chose
  • Attention à l’environnement sonore

En conclusion

Il est intéressant de prendre du recul face aux différents moyens de communication qui nous sont disponibles aujourd’hui.
Nous avons des sensibilités différentes et en tant qu’entrepreneur nous pouvons plus facilement choisir ce qui nous convient et dans quelle situation utiliser le présentiel, la visio ou le téléphone.

A travers cet article, nous ne voulons pas vous donner de réponses toutes faites, mais bel et bien vous redonner le pouvoir, le pouvoir de choisir ce qui vous correspond.

Combiner les différentes possibilités en fonction de vos besoins, de vos objectifs du moment peut vous faire gagner en qualité de travail.

Nous serions ravies d’avoir votre avis sur le sujet.
En quoi la crise sanitaire a changé en profondeur la manière de réaliser vos rendez-vous ?
Quel a été votre plus grand changement constaté et qui est lié à la manière de faire vos rendez-vous ?
Qu’est ce qui a été mieux ou moins bien ?

N’hésitez pas à nous laisser un commentaire.

Article co écrit par Christelle Mendelssohn, Catherine Bordaneil et Magali Tuffier

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